Jakie cechy powinien mieć dowód elektroniczny?

Praktyka orzecznictwa sądowego w sporach cywilnych nie dostarcza zbyt wielu głosów w zakresie odpowiedzi na następujące pytanie :  jakie cechy powinny spełniać dane elektroniczne (dokument elektroniczny), aby można było je uznać za dokument w rozumieniu kodeksu postępowania cywilnego? W tym stanie rzeczy na szczególną uwagę zasługuje pogląd Sądu Najwyższego Izby Cywilnej wyrażony w uzasadnieniu do postanowienia z dnia 10 grudnia 2003 roku sygn. akt V CZ 127/2003.

W uzasadnieniu postanowienia Sąd Najwyższy napisał, iż „na gruncie prawa procesowego dokument sporządzony i utrwalony na elektronicznym nośniku informacji należy uznać – na równi z oświadczeniem utrwalonym za pomocą pisma na nośnikach tradycyjnych (na papierze) – za dokument w rozumieniu przepisów art. 244 i nast. kpc.”

W tym krótkim zdaniu zawarto dwie ważne cechy danych elektronicznych (dokumentu elektronicznego), które stanowić mogą podstawę do przyjęcia, że można do nich stosować przepisy kodeksu postępowania cywilnego o dokumentach.

Mianowicie Sąd Najwyższy wskazał dwie następujące cechy (czynności, które muszą mieć miejsce): sporządzenie na elektronicznym nośniku informacji i utrwalenie na elektronicznym nośniku informacji. Jeżeli zatem dane elektroniczne zostały sporządzone i utrwalone (obie te cechy muszą występować łącznie), to mogą stanowić dowód w postaci dokumentu – jest to konieczne minimum.

na gruncie prawa procesowego dokument sporządzony i utrwalony na elektronicznym nośniku informacji należy uznać – na równi z oświadczeniem utrwalonym za pomocą pisma na nośnikach tradycyjnych (na papierze) – za dokument w rozumieniu przepisów art. 244 i nast. kpc.

Należy wskazać, iż stanowisko powyższe było wydane na gruncie zagadnienia związanego z samą procedurą cywilną – ściślej dotyczyło problemu chwili uiszczenia opłaty sądowej, która została dokonana w formie bankowego przelewu elektronicznego. Nie chodziło to więc o przedmiot sporu (ewentualny stosunek cywilnoprawny – np. wynikający z umowy albo innej czynności prawnej), lecz podstawą analizy Sądu Najwyższego był dane elektroniczne (dokument elektroniczny) w kontekście upływu terminu do wniesienia opłaty sądowej.

Stąd moim zdaniem szczególna waga uznania przez Sąd Najwyższy danych elektronicznych (dokumentu elektronicznego)  za dokument. Podkreślić należy, że obowiązujący kodeks postępowania cywilnego nie stanowi przeszkody do uznania danych elektronicznych (dokumentu elektronicznego) za dokument (pod warunkiem, że dane zostały sporządzone i utrwalone na elektronicznym nośniku informacji). W szczególności barierą nie jest brak definicji dokumentu elektronicznego lub brak użycia takiego terminu w kodeksie postępowania cywilnego. Należy bowiem pamiętać, że kodeks postępowania cywilnego posługuje się terminem „dokument” bliżej go nie precyzując.